電商平臺的采購系統如何規劃設計?

今天主要講采購系統規劃,就公司現狀,之前所有的功能都是依托公司的ERP系統來實現;當時因為和集團公司的b2bERP系統有對接,之間的數據關系也相比其他的電商公司復雜;同時供應商管理由于和上游公司數據未做分離,結算時全都依附于財務線下手動核算;故本章著重從這兩個方面來做闡述。

采購業務流程分為內采和外采;因為每個公司的系統情況不同,故內采只做簡單說明,著重介紹外采部分。

一 業務流程

內采業務流程

內采基本上都是系統來自動實現,系統生成采購單。

上游系統自動生成對應的出庫開票單,驗收出庫后,生成對應的入庫單。

庫房驗收實現商品入庫。

但是由于系統早期做的對接,環節上有脫節;故在公司更換ERP系統時,需要將貨物入庫驗收環節增加驗收人員入庫確認后再做真正的入庫,減少賬物不符的情況。

外采業務流程

由于公司是做醫藥電商,對于國家GSP比較嚴格,因此從最初的供應商資料審核都有著嚴格的要求,具體的流程如圖:

電商后臺:采購系統規劃

(說明:資料審批,首營資料審核這些流程剛開始一般都是線下來實現完成。)

從業務流程中可以看出,采購業務,簡單的說,就是從某個地方,采購某些商品,到哪里去。

從這句話中,我們可以看到幾個因素:

  1. 從某個地方:供應商
  2. 采購某些商品:商品
  3. 到哪里去:倉庫

中間連接這些因素的叫采購單,采購單的內容和流轉也是這個流程的核心。

二 系統功能

(1)功能層面

功能層面,主要包括供應商管理、采購商品管理、倉庫管理,對采購流程的管理,包括采購單管理、采購退貨單管理。大致的功能點如下,具體細節要根據公司的實際業務確定。

電商后臺:采購系統規劃

(2)功能流程說明

這段時間整理原型的時候,主要要根據公司的實際業務需要來設計。像我們的公司,是有地區倉,而每個地區下又會有直營店和加盟店。再加上是藥品,在ERP系統上設計時都是比較嚴謹的,而對于普通的電商公司,采購流程上可以進行簡化:

像醫藥公司(線下有門店)的采購流程,一般會經歷以下幾個階段

1. 采購人員開票

  • 采購人員根據實際情況,與供應商溝通后,開具采購票據;
  • 上級人員進行采購審核,審核通過后按照規定通知供應商配貨;(是否審核由公司的具體的業務來決定)
  • 供應商配送貨物,等待貨物驗收;

2. 采購貨物驗收—人員驗收,票據與貨物核對,驗收貨物

3. 庫房入庫

  • 庫房人員按驗收票據,按貨位號上架貨物
  • 貨物入庫操作;庫房庫存增加
  • 是否要配送到某個門店,調入門店(如果有門店,則需要考慮配送出庫,如果無,則入庫后該流程即可結束)

4. 配送門店—開具配送出庫單,按票據明細打包貨品,進行配送出庫

5. 門店入庫—門店按配送出庫的商品進行上架,做門店入庫上架處理

說明:逆向流程本章不做過多介紹,采購退貨與入庫流程發起方相反。具體的流程需要根據公司實際業務設計

(3)原型示例

電商后臺:采購系統規劃電商后臺:采購系統規劃

三 總結說明

針對這些,其實像貨品管理—之前因為是早期發展,自營B2C的商品是需要業務來錄入兩次,維護成本高,出錯率相比也高。價格把控上也不好操作管理,故在整個系統的規劃過程中,大家一致的意見是采購系統和商品系統要做交互,實現數據的相通性,同時也可以滿足多個業務線的發展。《商品系統的規劃整合》可以看之前所發布的文章。

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